【PowerPoint】PPT必學十大技巧,讓你做出專業爆表的簡報

【PowerPoint】PPT必學十大技巧,讓你做出專業爆表的簡報

【半影月食|影視x美食x閱讀】

作者:南宮汐

95後老靈魂,喜歡張國榮!

喜愛影視、美食、攝影、閱讀、登山、旅遊之女子,

喜歡用文字及照片記錄生活。

---建議使用電腦閱讀,手機排版會跑掉!---

引言

  PowerPoint是目前社會運用廣泛且容易學會的工具之一。

  無論是學生報告、成果分享、老師教學使用、職場工作需求、甄試求職等等,只要是需要搭配上台解說的場合,大多數會使用PowerPoint做輔助工具,而PowerPoint主要是為了展示演講者的演說內容,呈現主題重點,因此觀眾應是「聽眾」而並非「讀者」!!
  居於此重點,南宮統整出以下PPT必學的十大技巧,供初學者可簡單抓到幾個製作PPT的方向,若敘述不佳,請多包容。

一、避免使用內建背景(套模)

CR:《站長素材》模板

  第一張用的是內建套模,第二張用的則是網路上的模板,相較之下,給人家的第一印象就有差,當然,第一張並不是不好,只是一般面試官、企業高層(特別是那種經常要開會的)等等,對這種內建模板一定見多了,如果你的簡報內容精采程度在「中上」的話,可能影響不大,可如果你的內容沒那麼豐富、講到讓別人稱讚的話,不免會讓對方覺得沒誠意,沒花心思與時間製作簡報,那就太冤了~~

  所以啊!其實版面設計是相當重要的呢,讓人留下好的第一印象就是好的開始,建議各位可以上網搜尋不同版面,或是自己設計看看~幾個素色、契合主題的圖片,再加幾個幾何圖形點綴就會非常好看,有自己的風格特色!

南宮相關文章連結:

【PowerPoint】用簡單幾何圖形,做出精美PPT

二、適當的字型選擇

3.png
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  字型的選用要符合三大點

「目的性」-符合簡報目的

「易讀性」-讓觀眾能清楚辨識文字

「泛用性」-不容易因為電腦的不同而出現差異

  目的性,比如說呢,要因應場合選擇適合的字型,例如正式的會議,就不能選擇太俏皮可愛的字體(例如:少女體、娃娃體等)而應該選用較為正式、清晰且工整的字型(例如:思源黑體、標準宋體等)

  易讀性,則是要讓觀眾好閱讀,例如預設的新細明體Arial字體就是很好的選擇,好辨識與筆畫粗細一致,不像有些字型的勾挑很多(尤其是英文的字型)

  泛用性,就是建議選用一些比較安全、常見的字體,例如細明體、標楷體,或是英文的Times New Roman等等,這些幾乎每台電腦都會有的,以免換個場地或換台電腦,就會因為原本選用的字型太特殊太少見而跑掉。

  這邊要來個插播[but] 雜談 ─ 常常搞混的一些詞(「字型」與「字體」的差別」)

三、一頁不使用超過三種文字

  字型太多易顯得版面雜亂而沒有重點,所以應避免每一頁有過多的字型,且最好每一頁的PPT都要統一字型,例如:標題一種字型、內文一種字型等等。才不會顯得PPT毫無連結,只是一連串不同的內容所組成的那種感覺。

四、避免文字過多

  再次強調,觀眾應是「聽眾」而非「讀者」,所以PPT畫面中所該呈現的,應是「重點」而非「所有的文字」(或是類似講稿的東西)

  文字過多容易顯得排版凌亂、隨意將資料複製貼上,專業度也會大幅下降哦!

五、善用條列式說明

  條列式說明對PPT來說是很重要的,因為瑣碎的文字跟話語應是用口述,條列式的文字才是濃縮成的重點,而條列式又有幾個NG重點

一、長度盡量適中、相同(如上面第二張就是只有一條特別長)

二、有簡述就該每條都有,不然就都不要有(如第二張圖)

三、換行的長度統一(如第三張圖就不統一,看起來排版就不OK)

  色調統一也是讓畫面看起來舒爽的重點之一!當然,其實第一張嚴格來說也不算NG,或許也會有人覺得很漂亮吧,這點比較見仁見智。

  不過相較之下,很明顯第二張的色調就舒服多了,第一張顏色太多,就顯得太花俏、鮮豔。

六、文字大小的調整及掌握

  善用文字大小來強調簡報內容的輕重,如:大標>中標>小標標題>內容等,大小的調整、比例也應該拿捏得好(切勿標題特別大,內容非常小)或是標題只比內容大個2PT等等。

七、內文與背景形成對比色

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  無論是開頭、結尾、內容、目錄都一樣,都應把握「深字淺底」或「淺字深底」的原則,才能讓簡報好閱讀,不會因此而有某部份失焦,甚至是字看不清楚等等。

八、若文字必須多,可適時標註重點

  如圖,PS:這是南宮剛好報告時做的簡報!

九、圖>表>文

15.png
CR:人生曲線圖

  傳說中的「圖優於表,表優於文字」相信大家聽多了~就不多做贅述了,簡單來說,就是將資料統整,然後將資訊圖像化,因為大部份人對於文字的感受力都不如圖形來的強烈,所以圖能達到一目了然的良好效果,而表格的呈現方式也會比生硬死板的文字來的好。

十、善用動畫及切換

  PPT的切換可讓簡報看起來更加活潑生動,而善加利用動畫則可達到提升專業度、強化說明的功用!比如說,加入動畫可說明某個動作的先後次序(例如:化學實驗的順序、儀器的操作流程、某個事件的觸發順序等等),有助於說明事物的情節演進,而除可強調發生順序外,也能讓觀眾留下更深的印象。

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對「【PowerPoint】PPT必學十大技巧,讓你做出專業爆表的簡報」的一則回應

  1. 好實用喔!! 這個可以多分享喔~
    版主回覆:(01/04/2018 10:58:11 PM)
    妞妞幸福花園:
    您好!謝謝您!感恩您的來訪及留言唷 :)
    您的文章也很棒呢!!值得多多觀賞 ︿︿

  2. 南宮小姐妳好!
    感謝你的文章,我才剛開始要學,請問哪裡有制做得較學?
    能否介紹呢?
    版主回覆:(07/14/2018 11:39:25 AM)
    明哥 您好:
    您好哦!好的!!比較有時間的時候南宮再把更精細的教學文章放上去~
    感恩您的建議!謝謝來訪及留言哦~

  3. 請問您有協助做簡報美編嗎?
    我line的帳號abc101458周小姐
    版主回覆:(10/02/2019 11:57:49 PM)
    您好唷~有加您囉!

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